Comunicarea administrativă pe exemplul APIA Iași

CAPITOLUL I. FUNDAMENTE TEORETICE ALE COMUNICĂRII

1.1 Cerinţele generale ale comunicării

Aprecierea procesului şi produsului comunicării sub aspectul eticii, al respectării unor reguli de bază, porneşte de la examinarea motivului, scopului şi impactului comunicării. Mediul economic precum şi opiniile oamenilor se află într-un proces de continuă schimbare. De aceea, receptivitatea trebuie să fie maximă, iar capacitatea de adaptare foarte rapidă. Pornind de la decizia de a comunica putem delimita următoarele reguli fundamentale:

a) a asculta;

b) a anticipa;

c) voinţa de a comunica;

d) a fi credibil;

e) a comunica la diferite niveluri.

Abordarea problemelor comunicării implică discutarea unor aspecte esenţiale, cum ar fi:

• intenţia emiţătorului de a transmite mesajul;

• existenţa unei realităţi (persoane, obiecte, instituţii, agenţi economici, situaţii, idei) la care se referă mesajul;

• motivaţia receptorului de a primi mesajul;

• existenţa unui limbaj sau cod cu ajutorul căruia este construit mesajul;

• activitatea desfăşurată de ambii participanţi (emiţătorul şi receptorul);

• efectul procesului de comunicare;

• tehnologia de transmitere a mesajului;

• existenţa unei "pieţe" pentru mesajul pus în circulaţie;

• contextul comunicării.

Abordând doar problemele comunicării administrative, avem în vedere două limitări:

a) Vizăm doar comunicarea dintre persoane (comunicarea interpersonală). Organizaţia apare ca o creaţie a oamenilor şi se defineşte prin oamenii care o compun. Comunicarea este esenţială pentru configurarea relaţiilor dintre ei.

b) Ne preocupă doar comunicarea în contextul raporturilor juridice administrative în instituţiile publice şi între acestea şi beneficiarii serviciilor oferite de instituţia publică.

Pe baza acestor limitări, vom utiliza pentru comunicare următoarea definiţie: proces de transmitere către un receptor a unui mesaj în legătură directă sau indirectă cu activitatea desfăşurată de o instituţie publică în baza raporturilor juridice administrative care îi guvernează activitatea.

Pentru buna desfăşurare a procesului trebuie să fie îndeplinite următoarele obiective:

• cunoaşterea specificului comunicării specifice instituţiilor publice;

• înţelegerea formelor şi organizarea canalelor de comunicare;

• dimensionarea reţelei de comunicare a managerului, cu scopul dimensionării necesităţilor de informaţii;

• înţelegerea mijloacelor de comunicare;

• cunoaşterea modelelor procesului de comunicare;

• înţelegerea situaţiilor de comunicare, a componentelor şi fazelor procesului de comunicare.

În general, problemele comunicării implică discutarea unor aspecte cheie, cum sunt:

• intenţionalitatea (intenţia emiţătorului de a transmite mesajul);

• existenţa unei realităţi (persoane, obiecte, evenimente, situaţii, idei) la care se referă mesajul;

• motivaţia receptorului de a primi mesajul;

• activitatea desfăşurată de partenerii comunicării (emiţătorul şi receptorul);

• efectul procesului de comunicare;

• tehnologia de transmitere a mesajului;

• existenţa unei "pieţe", adică a unui interes pentru "marfa" pusă în circulaţie (mesajul);

• contextul comunicării

De multe ori, comunicarea inadecvată sau lipsa comunicării duce la neînţelegeri şi la dezinformare; cu alte cuvinte generează probleme. Rareori oamenii îşi dau silinţa să se exprime corect, în majoritatea cazurilor, comunicarea incoerentă se datorează mai mult modului de exprimare decât unei gândiri "întortocheate". De multe ori, neînţelegerea mesajului comunicat nici nu este menţionată cu voce tare. Înţelegerea percepţiei publicului asupra activităţii instituţiei publice este esenţială. Gestionarea percepţiei şi a aşteptărilor publicului reprezintă un factor-cheie pentru obţinerea înţelegerii şi sprijinului. De aceea organizaţia trebuie să stabilească cu exactitate categoriile de public-ţintă relevante.

Relaţiile cu comunitatea sunt şi mai importante când problemele de risc sunt specifice unui anumit loc de muncă. Comunitatea care este în imediata apropiere sau este potenţial afectată de procesele ce se petrec va avea, în mod normal, cel mai important rol în determinarea succesului programului de comunicare în caz de risc. Relaţiile dintre administraţie şi mediul înconjurător social au o mare importanţă deoarece condiţionează modul în care ea îşi îndeplineşte funcţiile în societate. Administraţia publică poate alege între posibilitatea deschiderii sau cea a închiderii faţă de exterior dar această alegere determină în practică dinamica structurii administraţiei şi gradul ei de eficienţă ca activitate.

În relaţiile de comunicare, o atenţie deosebită se acordă calităţii comunicării dinspre emiţător spre receptor. Orice comunicare de acest gen trebuie să fie bună şi eficace.