Codul bunelor maniere în afaceri și aplicații în activitatea de secretariat - lucru cu baze de date

PARTEA I

CODUL BUNELOR MANIERE IN AFACERI

SI APLICATII IN ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

Capitolul 1

Conceptul de secretariat

Istoric, tendinte de dezvoltare

Termenul de „secretariat acopera o mare varietate de activitati. Desemneaza in principal o meserie exercitata de profesionisti, ale caror functii si responsabilitati difera in functie de intreprindere, serviciu, formarea si personalitatea salariatului intr-un sens mai larg, termenul inglobeaza ansamblul de activitati realizate de fiecare angajat, reprezentand clasificarea documentelor, procesele administrative redactarea scrisorilor etc.

In Dictionarul Enciclopedic, prin „secretariat se intelege „serviciul dintr-o institutie sau organizatie care rezolva prin intermediul unor oameni specializati lucrarile curente ale conducerii acesteia.

Aceasta meserie dateaza din vremea faraonilor, prima imagine a unui secretar putand fi considerata cea a scribului egiptean gravand pe o tablita asezata pe genunchi.

Termenul „secretar provine din latinescul secretum, „loc sau lucru secret. in secolul al XI-lea, desemna pe cel care participa la consilii secrete. incepand cu secolul al XII-lea, cuvantul capata sensul de „confident, prieten", cel care pastra secretele cuiva. Abia din secolul al XVI-lea desemneaza o persoana atasata unui personaj de rang inalt, cu sarcina de a redacta, de a transcrie si uneori de a expedia scrisorile cu caracter oficial.

De atunci, aceste sarcini au evoluat, acoperind mai multe semnificatii, de la cel care semna scrisorile expediate in numele domnitorului sau cel care imita la perfectie semnatura acestuia, pana la persoana care scria pentru cei care nu stiau sa scrie. Totusi, pana in secolul al XIX-lea, termenul „secretar", folosit intotdeauna la masculin, desemneaza cel mai adesea un om de incredere cu sarcina de a scrie si a prelucra scrisorile.

in zilele noastre, termenul continua sa desemneze mai multe functii care, pastrand drept trasaturi principale confidentialitatea si redactarea in scris, acopera totusi responsabilitati diferite. Astfel, un secretar de stat este un membru al guvernului aflat sub autoritatea ministrului care actioneaza in urma unei delegari si numai pentru probleme de competenta sa in administratie, secretarul general este un inalt functionar care coordoneaza diversele servicii ale unui minister. intr-o intreprindere, reprezinta cadrul superior care asista directiunea generala in probleme juridice, administrative sau de organizare. in politica, coordoneaza activitatea curenta a unui partid sau a unui sindicat. In sfarsit, in diplomatie, un secretar de ambasada este un agent diplomatic erarhic intre atasatul ambasadei si consilierul ambasadei.

La finele secolului al XIX-lea, o data cu aparitia telefonului si a masinii de scris, functia se feminizeaza si incepe sa evolueze. Apoi, puternica dezvoltare a

Scrisului la masina de scris duce la multiplicarea locurilor de munca pentru aceasta meserie.

Aparitia xerox-ului si a informaticii determina dezvoltarea activitatilor administrative care nu necesitau o calificare prea mare. in anii '80,

aparitia biroticii, constituie un moment crucial in cadrul profesiei de secretar,

despre care nu se stia cum va evolua. S-a crezut la inceput ca programele de edactare a textului si robotul telefonic vor permite patronilor sa nu mai angajeze un secretar. in realitate, secretariatul si-a largit domeniul de ompetente cu activitati noi. In loc sa dispara, aceasta functie, eliberata de ctivitati repetitive si mecanice, a beneficiat de schimbari si a capatat un caracter nou, axat in special pe organizare si comunicare.

Sfera sarcinilor de serviciu

in munca de secretariat

Abordand comportarea secretarilor la iocul de munca intr-un mod sistemic, in sinteza, aceasta trebuie sa includa urmatoarele:

• principii de organizare si conducere;

• procedee de citire si'scriere rapida;

• utilizarea calculatorului in editarea de texte si pentru baze de date;

• utilizarea celorlalte aparate de specialitate (telex, copiator, fax etc);

• notiuni de psihologie si comportament in relatiile cu publicul si cu alti factori;

• posedarea si exercitarea a 1-2 limbi de circulatie internationala;

• cunostinte generale de statistica si contabilitate;

• cunoasterea codului manierelor in afaceri etc.

Capitolul 2

Atitudinea personalului din secretariate

Necesitatea cunostintelor psihologice

Un prim element care caracterizeaza, motiveaza si explica un comportament adecvat este cunoasterea unor notiuni de psihologie.

Psihologia, prin cunostintele stiintifice despre om si. prin metodele sale specifice, poate orienta eforturile de cunoastere a oamenilor, ajutandu-i sa-si perfectioneze mereu posibilitatile de cunoastere si de valorificare a aptitudinilor si implicit a comportamentului la locul de munca.

Personalitatea individului, din punct de vedere psihologic reprezinta o structura ce presupune trei laturi, si anume: temperamentul, aptitudinile si caracterul.

Tinand seama de specificul muncii secretariatelor, care se confrunta cu o multime de persoane de diverse profesii si avand temperamente diferite, cunoasterea personalitatii'este deosebit de importanta. Situatiile cu care se confrunta secretariatele se refera la seful direct, la colegii din alte compartimente de munca, la alti sefi de servicii sau de birouri, la publicul larg sau la cei ce solicita audiente sau intrevederi. In consecinta, este evidenta necesitatea de perfectionare continua, pentru o mai buna realizare a sarcinilor si obtinerea de rezultate performante, depasind astfel cu succes concurenta.

Se impune cu adevarat un stil de munca diferentiat in comportare folosind cu grija factorii timp si eficienta. Se confirma necesitatea de a se demonstra ca la prima vedere nu se pot forma aprecieri exhaustive asupra indivizilor cu care are de-a face secretariatul.

Studiind atent comportamentul secretarilor, este necesar ca alaturi de efortul de observare sa se recurga si la studierea reactiilor la diferite informatii, felul, acuratetea si viteza rezolvarii problemelor.

Observand comportamentul personalului de secretariat se impune si

anaiiza manifestarilor in cazul solicitarilor extreme, de enervare, graba, stres etc.