Documentele de sinteză - sursă informațională în procesul decizional

CAP.I DECIZIA ŞI SISTEMUL DECIZIONAL

1.1. Decizia managerială

1.1.1. Definirea deciziei manageriale şi principalii factori de influenţă

În cadrul arhitecturii, funcţionalităţii şi performanţelor sistemului de management al firmei, componenta sa decizională deţine o poziţie privilegiată. Nici un alt element din cadrul unităţii nu are o specificitate managerială atât de pronunţată şi un impact atât de mare în toate planurile activităţilor şi rezultatelor sale.

Întreprinderea se constituie ca o comunitate ierarhizată de oameni şi intenţii, un ansamblu de mijloace de producţie şi obiective, o împletire de personalităţi şi interese generale şi individuale, această comunitate trăind prin intermediul mesajelor care circulă între membrii ei ş între aceştia ş exteriorul comunităţii. Rolul acestor mesaje este de a transmite o cantitate de informaţii. Pentru aceasta, întreprinderea dispune de o reţea proprie de circuite informaţionale.

Pentru a concepe, organiza şi pune în aplicaţie o acţiune, întreprinderea are nevoie de informaţii. Odată acestea adunate, întreprinderea trebuie să le aleagă pe cele care corespund acţiunii ce se doreşte a fi realizată şi să le încadreze într-un proces care să constituie fundamentul analizei condiţiilor de desfăşurare a acţiunii. Pe baza deciziilor care se iau este declanşat procesul.

Luarea unei decizii presupune angajarea de resurse umane şi materiale cu efecte asupra activităţilor viitoare. Decizia poate fi definită ca proces de gândire deliberat şi dinamic urmărind alegerea alternativei optime dintr-un număr de posibilităţi. Putem spune deci că decizia reprezintă actul social prin care grupuri de oameni şi mijloace materiale concură la realizarea unei acţiuni. Prin urmare, constituirea deciziei implică existenţa a cel puţin 2 variante de îndeplinire a obiectivului şi acel puţin 3 decidenţi care să aibă responsabilitatea alegerii optime.

Pentru a minimiza perturbaţiile ce pot să apară, decizia trebuie să fie realizată la nivele cât mai apropiate obiectivului, într-un timp cât mai scurt şi să cuprindă următoarele elemente logice: abstracţia sau raţionalul, informaţia şi obiectivul.

În acest context, factorii decizionali care alcătuiesc fiecare subsistem, precum şi regulile de decizie alcătuiesc sistemul de conducere. Indiferent dacă ansamblul este economic sau social, acesta nu poate fi considerat ca un sistem automat şi, deci creştera performanţelor se obţine prin intervenţia permanentă în desfăşurarea activităţilor, rezultând că înfăptuirea deciziei evidenţiază modificarea valorii unor variabile luate în calcul, iar aplicarea acesteia este o funcţie curentă de dirijare şi control.

Putem afirma deci că decizia constituie un element esenţial al activităţii managementului, fiind instrumentul său specific de exprimare cel mai important. Deciziile elaborate şi aplicate la nivelul unei întreprinderi arată cel mai bine calitatea conducerii unităţii, decizia reprezentând piesa de rezistenţă a amnagementului, expresia lui cea mai acivă, cea mai dinamică prin care-şi exercită funcţiile.

În practica unităţilor patrimoniale, decizia managerială este întâlnită ca act decizional şi proces decizional. Actul decizional presupune desfăşurarea unei decizii în cel mai scurt timp. Situaţiile decizionale la care se referă presupun o complexitate redusă sau un caracter repetitiv, variabilele implicate fiind foarte bine cunoscute de către decident, astfel încât nu mai este nevoie de o culegere de informaţii şi o analiză a lor. La baza actelor decizioanle se află intuiţia şi experienţa managerilor.

În ceea ce priveşte procesul decizional, acesta este specific deciziilor mai complexe şi implică un consum de timp mai consistent, pe parcurs, culegându-se şi analizându-se o anumită cantitate de informaţii, stabilindu-se contacte umane şi consultându-se mai multe persoane în vederea conturării situaţiei decizionale.

Putem spune deci că procesul decizional constă în ansamblul fazelor prin intermediul cărora se pregăteşte, adoptă, aplică şi evaluează decizia managerială.

Conform lui O. Nicolescu şi I. Verboncu, decizia reprezintă “un proces dinamic de interacţiune a tuturor participanţilor care determină o politică de alegere”, făcându-se referire la actul de decizie privit la nivelul grupului şi nu la cel al individului.

N. Apopei consideră decizia ca fiind “ o informaţie care descrie căile şi mijloacele prin care se poate atinge un obiectiv, cu caracter imperativ, rezultată în urma consumului informaă în urma consumului informaţiilor economice în activitatea de dirijare a sistemului economic.”

Putem spune deci că decizia reprezintă “un proces raţional de alegere a unei linii de acţiune, dintr-un număr de alternative, în scopul atingerii unuia sau mai multor obiective în condiţii de maximă eficienţă.”(Cotleţ, D., Contabilitate. Informaţie. Decizie, Editura Orizonturi Universitare, Timişoara 1998)

În consecinţă, putem spune că decizia implică în mod obligatoriu unul sau mai multe obiective, identificarea mai multor variante pentru atingerea obiectivelor, alegerea sau selectarea, proces raţional de optare pentruuna din posibilităţile de realizare conturate.

Situaţia decizională cuprinde două elemente cheie: decidentul şi mediul ambiant.

Decidentul este reprezentat de un manager sau un organism managerial care în virtutea sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor ce-i revin adoptă decizia, având o influenţă deosebită asupra calităţii deciziei.

Decidentul trebuie să posede cunoştinţe suficiente în legătură cu problemele care fac obiectul deciziei, să aibă capacitatea de a desprinde şi utiliza principalele tendinţe, modificări şi caracteristici esenţiale ale mediului micro şi macro economic. De asemenea, decidentul are obligaţia să prevadă reacţiile personalului implicat în adoptarea deciziilor.

În fimele româneşti şi nu numai se observă tendinţa dominantă a decidenţilor de a amplifica capacitatea lor decizională ca urmare a creşterii nivelului de profesionalitate în domeniul managementului.Managementul firmelor contemporane se caracterizează şi prin proliferarea deciziilor de grup în special a deciziilor strategice cu avantajele evidente: o fundamentare mai riguroasă, facilitarea implementărilor etc.

Eficienţa rezultatelor firmei depinde din ce în ce mai mult de capacitatea managerilor de a adopta decizii corecte pentru dezvoltarea firmei.

Mediul ambiant este alcătuit din factorii şi situaţiile interne şi externe firmei care influenţează direct sau indirect conţinutul şi rezultatele deciziei manageriale. În România, mediul ambiant implică o serie de elemente şi tendinţe specifice ce au o mare influenţă asupra fundamentării şi adoptării deciziilor. Referindu-ne la aceste elemente, amintim: complexitatea procesului de tranziţie la economia de piaţă, adâncirea diviziunii muncii şi creştera ponderii întreprinderilor mici şi mijlocii, reducerea ciclului de viaţă al produselor. În domeniul cercetării ştiinţifice şi al progresului tehnic au loc modificări rapide, dar criza de matreii prime şi energie este încă o problemă majoră cu care se confuntă omenirea. De asemenea, un rol hotărâtor îl au schimbările din structura economiei naţionale şi cele economico-sociale şi politice.

Situaţia decizională este determinată de interdependenţa factorilor primari ai deciziei în cadrul procesului decizional. Luarea unei decizii poate duce la realizarea obiectivelor urmărite în trei situaţii:

• Certitudine, caracterizată prin probabilitatea maximă de a realiza obiectivele urmărite prin utilizarea metodei preconizate. În situaţia decizională sunt implicate elemente de tipul variabilelor controlabile, ale căror caracteristici sunt cunoscute, iar evoluăror caracteristici sunt cunoscute, iar evoluţia le poate fi anticipată precis.

• Incertitudine, când există o mare posibilitate de a realiza obiectivul urmărit, dar nu este sigură metoda folosită. Factorii implicaţi în luarea deciziilor sunt cunoscuţi, dar nu este stabilită probabilitatea realizării lor.

• Risc, când se cunoaşte obiectivul de realizat, dar modul cel mai adecvat de realizare nu este cunoscut, fiind dificilă chiar şi cunoaşterea evoluţiei unora dintre variabilele controlabile.

Societăţile comerciale şi regiile autonome se confruntă cu toate tipurile de situaţii decizionale. Acestea trebuie soluţionate fie că e vorba de certitudine, incertitudine sau risc. Extinderea deciziilor bazate pe incertitudine şi risc este o problemă actuală în România, dar riscul trebuie să fie unul calculat, minim pentru a permite valorificarea posibilităţilor oferite de realizarea economiei de piaţă.

Factorii primari ai deciziei prezintă evoluţii complexe şi accelerate, generând o mulţime de situaţii decizionale.