Etichetă și protocol în afaceri

Introducere

Lumea afacerilor şi lumea reală sunt două lumi total distincte. Există un set diferit de norme, altele decât cele după care ne călăuzim în viaţă. În afaceri, femeile sunt egale cu bărbaţii, dominantă fiind moderaţia, iar relaţiile trebuie cultivate, indiferent că îţi doreşti sau nu acest lucru. Deopotrivă, în mediul de business trebuie ocolite excentricităţile de orice fel, începând de la vestimentaţie şi până la ceea ce mâncăm, iar pentru a forma o relaţie bună cu partenerii de afaceri, aceste reguli trebuie ştiute şi respectate. Medierea contractelor, acordurilor şi convenţiilor se face într-o manieră mai fluida atunci când sunt respectate regulile de etichetă şi protocol. Acestea pot fi puse în aplicare în mod variat de la firmă la firmă, în funcţie de angajaţii acesteia.

Avantajele utilizării etichetei în afaceri sunt vizibile asupra imaginii firmei, a consumatorilor şi a mediului de afaceri în relaţiile cu concurenţii de pe piaţă.

Regulile care domină ceremonialul sunt codificate prin intermediul protocolului, obiectivul suprem fiind acela de a prezenta fiecărui participant privilegiile, imunităţile şi prerogativele la care este îndreptăţit. Ambilor parteneri de afaceri le este asigurat dreptul la egalitate prin intermediul ceremonialului şi protocolului, fiecare putându-şi face auzită vocea în mod liber. Relaţiile între partenerii de bună credinţă sunt guvernate de curtoazie. Negocierea, încheierea şi intrarea în vigoare a unor documente / acte specifice sunt şi ele dominate de ceremonial şi protocol. Acestea au o incidenţă cotidiană asupra vieţii şi activităţii de afaceri.

Şi alte evenimente impun respectarea protocolului, cum ar fi raportarea la sfârşitul anului a situaţiei economice, parteneriate notabile, premierea salariaţilor, etc.

Importanţa protocolului este de a completa buna imagine a firmei în relaţiile de afaceri şi afirmarea în relaţiile cu concurenţa. “Regulile de conduită” sau “regulile de comportare” asupra cărora face referire eticheta îşi aduc contribuţia la evoluţia în direcţia bună a relaţiilor din societate şi la o evoluţie normală în activitatea de afaceri. Cunoaşterea şi aplicarea acestor norme de ambii parteneri este esenţială deoarece ignoranţa poate da naştere unor complicaţii în sfera relaţiilor care devansează sfera relaţiilor strict personale ale celor implicaţi. Relaţionarea între parteneri nu poate fi concepută fără contactul uman în cadrul căruia trebuie respectate reguli de etichetă. Conduita în afaceri reprezintă ansamblul de reguli din codul bunelor maniere, combinate cu norme etice şi de ţinută profesională

În afaceri, angajaţii unei firme sunt cei mai plauzibili purtători de imagine ai acesteia. De exemplu, vânzătorul este omul din prima linie, omul din tranşee. El reprezintă contactul clientului cu afacerea. Când vânzătorul îşi face bine treaba, firma este într-o lumină bună. Comportamentul, şarmul, diplomaţia şi abilitatea de comunicare şi negociere a agenţilor de vânzări constituie elemente esenţiale pentru imaginea afacerii.

Absenţa conversaţiilor interesante şi utile pot transforma orice reuniune sau acţiune protocolară într-una anostă, oricât de în detaliu ar fi fost pregătită. Între cei prezenţi trebuie să existe anumite puncte comune, cum ar fi domeniul lor de activitate sau formaţia intelectuală comună. Aceste acţiuni nu constituie un scop în sine, ele putând să se transforme în instrumente de muncă, să devină un element principal al activităţii diplomatice, o componentă de bază a muncii de informare.

Pentru evoluţia unei conversaţii plăcute şi mai ales utile muncii de informare este necesară o bună pregătire politică şi profesională, cunoştinţe variate de cultură generală, tact, atenţie, politeţe şi alte asemenea însuşiri pe care diplomaţii trebuie să le aibă şi care pot fi însuşite printr-o muncă temeinică, permanentă de pregătire multilaterală.

Atitudinea din timpul unei conversaţii trebuie să fie corectă şi degajată, aceasta putând fi îndreptată către problemele care interesează. Aprecierea opiniei personale constrânge pe oricine să asculte cu politeţe tezele interlocutorului său. Aceasta nu presupune lipsa intervenţiei, fiind chiar recomandată într-o formă decentă, dar categorică în enunţarea ideilor personale atunci când ele sunt înţelese eronat.

În practicarea comerţului, prima impresie este imperios necesar a fi formată ţinând cont de reguli stricte de etichetă. E foarte simplu să formezi o impresie bună, dar, de cele mai multe ori, e aproape imposibil să "repari" o proastă prima impresie. Originea tuturor reuşitelor în lumea afacerilor este contactul cu clientele, care totodată poate fi şi sursa insucceselor. Onestitatea în lumea afacerilor nu este suficientă. Prosperitatea afacerii va fi asigurată, dacă angajaţii vor învăţa să deprindă o etichetă decentă.

Capitolul 1. Importanţa existenţei etichetei şi protocolului

în afaceri

1.1 Norme de etichetă şi protocol

Încă de la descoperirea laturii sale sociale, omenirea a început să traseze reguli de comportament pentru toate sferele esenţiale ale vieţii: hrana şi îmbrăcămintea, relaţiile dintre sexe, relaţiile dintre inferiori şi superiori, corespondenţa, primirea oaspeţilor etc. Conduita impusă în astfel de împrejurări a fost codificată în norme stricte, care îţi asigurau apartenenţa într-o anumită categorie socială. Politeţea era vitală convieţuirii în comun pentru toate tipurile de grupuri umane, pentru toate timpurile şi diferitelor obiceiuri din ţări distincte.

Noţiunea de etichetă a ajuns elementară pentru conduita politicoasă şi amabilă, pentru manierele exemplare, pentru decenţă şi demnitate umană. Într-o lume interdependentă, în care vieţile unora interferează cu cele ale celor din jur, politeţea se rezuma la respectul pentru drepturile celorlalţi, inclusiv în ce priveşte eticheta. Totuşi, eticheta nu trebuie considerată a fi doar un set de norme inflexibile care nu evoluează o dată cu lumea nestatornică. Spiritul şi filozofia etichetei rămân veşnice indiferent de schimbările pe care le suportă manierele de-a lungul evoluţiei vieţii.

Eticheta se constituie într-un cod de conduită care ghidează ceremonialul şi alegerea manierelor de comportament individual care arată respect pentru valori, credinţe şi cutume. Amabilitatea, respectul şi grijă pentru ceilalţi sunt considerate a fi rezultatele bunului simţ şi a priceperii în folosirea bunelor maniere. Eticheta se referă la conduita manifestată în cele mai diferite ipostaze ale vieţii sociale, începând de la atitudinea în familie, la grădiniţă, la şcoală sau locul de muncă şi până la regulile referitoare la afaceri, politică, diplomaţie sau comunicare pe Internet (etichetă în cyber-space) sau în negocierile multiculturale.

De o importantă supremă în materie de eticheta sunt ceea e mulţi numesc ,,şapte ani de acasă”, adică încă de la grădiniţă .