Managementul Electronic al Documentelor - Studiu de Caz - Firma SC Data Management Solutions

Cuprins licenta Cum descarc?

1. MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR 4
1.1 Definirea notiunii de management al documentelor 4
1.2.Conceptul de Sistem de Management al Documentelor 7
1.3. Necesitatea adoptarii solutiei de management al documentelor 15
2. GESTIUNEA ELECTRONICA A DOCUMENTELOR 16
2.1 Istoricul gestiunii electronice a documentelor 16
2.2 Procesul de gestionare a documentelor organizatiei 17
2.3 Arhivarea electronica 22
2.4. Procesul de clasificare a documentelor 25
3.SISTEME DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR 26
3.1. Solutii pentru managementul documentelor 26
3.2. Argumente privind implementarea unui proces de management al documentelor 31
3.3 Securitatea sistemelor document management 33
4.STUDIU DE CAZ: SC Data Management Solutions 39
5.CONCLUZII 57
6. PROPUNERI 58
7. BIBLIOGRAFIE 59


Extras din licenta Cum descarc?

1. MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR
Documentele detin o putere incredibila in mediile de activitate al firmelor si din acest punct de vedere controlul si distribuirea documentelor esentiale au devenit din ce in ce mai importante si, in mod similar, necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un imperativ.
Referitor la pierderea unui document critic, putine companii au cuantificat valoarea reala a unui astfel de eveniment neplacut, insa majoritatea s-au confruntat cu el. Fenomenul este unul curent si inerent lucrului cu documentele fizice, dar poate fi eliminat cu ajutorul solutiilor de Document Management, ale caror beneficii nu se rezuma doar la stoparea pierderii documentelor, ci pot contribui esential la cresterea eficientei companiilor, dar si la asigurarea unui nivel superior de satisfactie a clientilor acestora. 
Statisticile spun ca, anual, o companie pierde, in medie, intre 3 si 8% din documentele fizice cu care lucreaza, iar pierderile de documente reprezinta 40-60% din timpul de lucru al angajatilor, 20-45% din costurile cu salariile si intre 12 si 15% din totalul cifrei de afaceri, conform unor analize efectuale de firma Gartner. Aceste date pot fi probate practic in majoritatea organizatiilor din intreaga lume, insa, pana cand nu se intampla un incident major, care sa impuna luarea unor masuri radicale, foarte putine companii, indiferent de aria de activitate sau de marime, isi pun problema reala a gestionarii eficiente a documentelor. Ignorarea continua a problemei mentionate nu afecteaza, insa, doar eficienta angajatilor si randamentul intregii companii, ci si imaginea acesteia in fata partenerilor si clientilor sai. Iar la acest nivel pagubele pot fi ireparabile, pentru ca un client nemultumit tinde sa-si impartaseasca experienta neplacuta la cel putin alte 5-6 persoane iar daca respectivul client este si un utilizator de retele sociale, imaginea respectivei companii risca sa se degradeze extrem de rapid. 
Solutii pentru a preveni astfel de situatii si pentru a reduce pierderile exista si din ce in ce mai multe companii sunt interesate sa adopte un sistem de management al documentelor si o arhiva electronica. 
1.1 Definirea notiunii de management al documentelor
Managementul documentelor este o tehnologie care a pus accent pe capacitatea unui sistem de fisiere computerizate ceea ce ofera utilizatorilor posibilitatea sa caracterizeze documentele, stocate in fisiere. 
Sistemele de management al documentelor permit utilizatorilor sa stocheze, retraga si sa utilizeze aceste documente mai usor si mai puternic decat in metoda sistemului de fisier.
Un document se defineste ca un pachet de date structurate in scopuri informationale. Documentele au devenit indispensabile, indiferent daca sunt pe suport de hartie sau componente digitale. Un document este o colectie de indicatori si reguli care pot angaja simultan un numar de componente informatice diferite si actiuni. Acesta devine o resursa dinamica si poate fi orientat pro-activ catre organizatie, aducand integritate procedurala si informatica unei afaceri.
Din pacate, la momentul actual, in Romania, dar nu numai, renuntarea definitiva la arhiva fizica este un lucru imposibil, cauzele fiind multiple. Un prim aspect este cel al costurilor: crearea unei arhive digitale, care sa inlocuiasca total arhiva fizica si care sa respecte prevederile Legii arhivarii documentelor in forma electronica (Legea nr. 135/15.05.2007) si normele tehnice si metodologice aferente, ar insemna pentru o companie asumarea unor costuri considerabile a caror rata de recuperare ar fi extrem de lenta, randamentul investitiei ramanand un deziderat greu de atins. In acest caz, trebuind sa raspunda concret cerintelor organismelor de control si audit ale statului, companiile prefera sa-si pastreze documentele in clasica arhiva fizica. Pe de alta parte, schimbul de documente dintre respectiva companie si firmele partenere, dar si cu institutiile statului nu se poate realiza doar in format electronic, acest mod nefiind unanim adoptat. 
Demersurile oficiale de a impune acest model in mediul public dateaza de aproape un deceniu, insa mai sunt de facut numeroase eforturi si etape de parcurs pana cand se va putea obtine un rezultat vizibil la nivel national, asa cum se doreste. 
Numeroase companii locale au ales deja sa adopte solutia mixta, respectiv dublarea arhivei fizice clasice cu una digitala, alimentata de un sistem informatic de management al documentelor. Se elimina astfel riscul pierderii documentelor, insa beneficiile adoptarii unui sistem informatic de Document Management sunt mult mai numeroase.


Fisiere in arhiva (1):

  • Managementul Electronic al Documentelor - Studiu de Caz - Firma SC Data Management Solutions.doc

Imagini din aceasta licenta Cum descarc?

Banii inapoi garantat!

Plateste in siguranta cu cardul bancar si beneficiezi de garantia 200% din partea Diploma.ro.


Descarca aceasta licenta cu doar 9 €

Simplu si rapid in doar 2 pasi: completezi adresa de email si platesti.

1. Numele, Prenumele si adresa de email:

Pe adresa de email specificata vei primi link-ul de descarcare, nr. comenzii si factura (la plata cu cardul). Daca nu gasesti email-ul, verifica si directoarele spam, junk sau toate mesajele.

2. Alege modalitatea de plata preferata:



* La pretul afisat se adauga 19% TVA.


Hopa sus!