Managementul proceselor și performanțele organizației

INTRODUCERE

Integrarea României în structurile Uniunii Europene este strâns legată de creşterea competitivităţii organizaţiilor şi de alinierea lor la standardele de calitate. Aceasta presupune o viziune de proces asupra operaţiilor, integrarea tuturor proceselor unităţilor de afaceri şi parteneriate client-furnizor. Sunt necesare, deci, managementul proceselor şi adaptarea şi înţelegerea relaţiilor şi rolurilor în schimbare. Această capabilitate procesuală (procese care totdeauna produc calitate) ar putea fi creată prin implementarea unor programe şi sisteme de producţie adaptabile, flexibile, concentrate pe îmbunătăţirea continuă.

Ca urmare, aprovizionarea şi selecţia furnizorilor trebuie să fie gestionate ca proces, sistemele de evaluare incluzând procese economice, active şi abilităţi individuale şi organizaţionale care definesc competenţele lor. Cu alte cuvinte, criteriile şi mărimile de performanţă pe care se bazează relaţiile de parteneriat client-furnizor sunt diferite de cele tradiţionale, tranzacţionale, vizând alinierea competenţelor fundamentale ale partenerilor.

Asigurarea calităţii marchează trecerea de la concentrarea pe produs, la cea pe proces. Astfel, ea exprimă o extindere a abordării tehnologice de la procesele de fabricaţie la toate procesele ce influenţează calitatea. Tratarea sistemului de management al calităţii ca fiind un sistem complex, cu mare putere de integrare, este centrată pe managementul proceselor.

Instrumentarul metodologic pus la dispoziţie de managementul calităţii prin metodele şi tehnicile moderne de îmbunătăţire a calităţii permite articularea tuturor proceselor ce contribuie la obţinerea calităţii, asigurând identificarea relaţiilor cauză-efect.

Ideea de bază a managementului procesului este aceea că orice tip de producţie sau serviciu poate fi împărţit în mai multe procese care au loc în paralel sau în succesiune.

Deoarece aceste procese se desfăşoară parţial pe orizontală, se poate întâmpla ca structuri organizatorice tradiţionale, cum ar fi unele domenii funcţionale, să fie sparte. Graniţele trasate de-a lungul timpului sunt şterse şi nu se mai asigură conducerea doar a unui compartiment, spre exemplu, ci se coordonează, se controlează şi se îmbunătăţesc procese. Se impune, deci, o schimbare a gândirii şi a atitudinii manageriale existente până acum, atât spre interiorul organizaţiei (“organizarea pentru calitate”), cât şi spre exteriorul acesteia (relaţia cu clienţii şi furnizorii).

Introducerea managementului procesului aduce cu sine îmbunătăţiri transfuncţionale, iar organizarea activităţii în lungul lanţului de valoare al activităţilor măreşte şansele de reuşită, de obţinere a performanţelor în comparaţie cu organizările funcţionale, fiecărui proces aplicându-i-se ciclul îmbunătăţirii continue. Deoarece procesele traversează mai multe funcţiuni, o astfel de abordare permite cunoaşterea relaţiilor cauză-efect şi articularea lor într-un mod succint şi logic.

Tema lucrării este complexă aducând în vedere atât elemente definitorii ale managementului proceselor, cât şi a performanţei organizaţionale, dar nu în ultimul rând interrelaţiile care se pot stabili între acestea.

Aşadar, în primul capitol cu titlul ,,Coordonate teoretice asupra sistemului de management abordat pe procese” am prezentat definiţii, caracteristici, comparaţii cu referire la managementul proceselor.

Cel de-al doilea capitol ,, Noţiuni definitorii privind performanţa şi managementul performanţei organizaţionale”, prezintă definirea termenului de performanţa, modalităţi de măsurare a performanţei, diferenţa dintre evaluarea şi managementul performanţei, relaţia care se stabileşte între managementul proceselor şi performanţa organizaţiei.

În ultimul capitol denumit ,, Studiu de caz privind influenţa managementului proceselor asupra performanţei societăţii SC LXL Company SRL”, am analizat modalitatea în care managementul calităţii cu focalizare asupra proceselor creatoare de valoare adăugată ce se desfăşoară în cadrul organizaţiei poate determina calitatea produselor şi implicit performanţa acesteia.

Lucrarea se încheie cu o serie de concluzii referitoare la tema în discuţie, concluzii prin intermediul cărora se va ajunge la un rezultat asupra modalităţii în care managementul proceselor unei organizaţii poate sau nu contribui la performanţa acesteia.

CAPITOLUL 1

COORDONATE TEORETICE ASUPRA SISTEMULUI DE

MANAGEMENT ABORDAT PE PROCESE

1.1 DEFINIREA PROCESULUI

Pentru a intra în problematica referitoare la procese din cadrul unei organizaţii, trebuie în prealabil definit termenul de ,, proces”. Un proces poate fi definit ca un ansamblu de activităţi cu o logică a înlănţuirii lor, plecând la date de intrări care sunt transformate, ducând la obţinerea unuia sau mai multor rezultate.

Activităţile oricărei organizaţii pot fi concepute ca făcând parte dintr-un anumit proces. Astfel, în momentul în care se declanşează relaţii comerciale, se activează procese ale căror rezultate vor trebui să fie destinate satisfacerii cererilor eventualilor clienţilor Alte exemple de procese ar fi:

- proiectarea şi construirea unui cămin cultural;

- selecţia şi recrutarea personalului ca atribuţie a departamentului resurse umane dintr-o organizaţie;

-operaţiunile de încăsări şi plăţi.

Această lista ar putea fi considerată nesfârşită, putând include procese foarte extinse sau foarte scurte.

Independent de complexitatea lor, toate procesele se pot adapta definiţiei anterioare, iar procesele mai complexe, de obicei, vor avea un număr mai mare de intrări în diferitele etape ale ciclului procesului şi este posibil să genereze mai mult de un rezultat.

Se consideră că pentru ca o societate să fie performantă, fiecare proces de transformare să dea valoare adăugată diferitelor intrări şi să genereze rezultate îmbogăţite, cu scopul de a-l satisface pe receptorul procesului. Pentru ca societatea să-şi crească performanţa , ar trebui ca fiecare activitate să aducă valoare adaugată, înţelegând prin activitate toată seria de lucrări ce realizează tranziţia de la intrare la ieşire.

Pentru transformarea oportună a diferitelor intrări, procesul are nişte resurse: persoane calificate, mijloace materiale, informaţii etc.

Elementele definitorii ale procesului şi criteriile pe baza cărora se evaluează rezultatele unui proces sunt eficacitatea şi eficienţa.

Pentru a realiza o gestiune cât mai bună a proceselor creatoare de valoare adăugată, se impune ca limitele proceselor să fie bine definite şi să aibă inclus şi un sistem de monitorizare şi control adecvate, tinându-se seama de nivelul de satisfacţie pe care rezultatele proceselor le furnizează, precum şi încercarea de ajustare a acestor rezultate pentru a ajunge la conformitatea stabilita anterior.