Studiu privind Perfecționarea Informației Contabile privind Stocurile de Materii Prime și Materiale la SC Neacșiu Phoenix SNC

Introducere

Am ales aceasta temă ”Studiu privind perfecţionarea informaţiei contabile privind stocurile de materii prime si materiale la SC Neacşiu Phoenix SNC „deoarece sunt familiarizat cu contabilitatea stocurilor activând la departamentul de achiziţii şi pentru că ,contabilitatea stocurilor este una din cele mai complexe şi care necesita foarte multa atenţie în gestionarea stocurilor, în întocmirea documentelor justificative,a înregistrărilor contabile ,a efectuării inventarelor ,a urmăririi şi gestionării fluxurilor de materii prime şi materiale ce intră sau ies din gestiune.

Sistemul contabil utilizat în prezent de entităţile româneşti asigura informaţiile necesare în procesul managerial al acestora, precum şi in relaţiile fiecăreia dintre ele cu terţii,acţionari,furnizor,clienţi,bugetul statului si bugetul asigurărilor sociale,bănci ş.a. El a fost astfel perfecţionat încât s-a realizat ,pe de o parte ,adaptarea permanenta la transformările inerente produse în desfăşurarea activităţilor economico-financiare din cadrul economiei naţionale ,iar pe de alta parte s-a înfăptuit conformitatea lui cu Directiva a IV A Comunităţii Economice Europene. (CONTABILITATE FINANCIARĂ-2007).

Realizările de aceasta natura au fost posibile prin efectuarea a numeroase adaptări şi perfecţionări de natura contabilă,care au avut ‚în vedere ,în mod firesc ,şi modificările permanente ale legislaţiei fiscale din tara noastră.

Sistemul contabil este format din metode şi evidenţe stabilite de management pentru identificarea ,culegerea ,analiza,clasificarea ,înregistrarea şi raportarea datelor privind operaţiunile unei companii şi pentru asigurarea îndepliniri obiectivelor controlului intern al entităţii(AUDIT INTERN-2008).

Contabilitatea este parte a sistemului informaţional al entităţii ,căreia îi revine un rol semnificativ în ceea ce priveşte adoptarea deciziilor economice corecte şi bine fundamentate ,aspect ce contribuie ,în principal ,la investirea optima a resurselor şi la controlul utilizării acestora.

Managementul unei entităţi poate fi performant numai în situaţia în care se organizează şi utilizează un sistem informaţional economic care să asigure furnizarea tuturor informaţiilor utile pentru fundamentarea deciziilor ce se adopta ,sistem în cadrul căruia informaţiile de natura contabilă deţin ponderea cea mai importantă.

Totodată ,se reţine şi faptul că sistemul informaţional acţionează ,împreună cu sistemele decizional şi operaţional,în cadrul fiecărei întreprinderi privita ca entitate.(BAZELE CONTABILITAŢII- 2007).

CAPITOLUL 1

1.1. ASPECTE GENERALE PRIVIND SISTEMUL INFORMAŢIONAL CONTABIL

1.1.1. Organizarea sistemului informaţional contabil

În cadrul întreprinderii, stocurile ocazionează numeroase operaţii care pot fi grupate după conţinutul lor în operaţii de aprovizionare şi conservare, operaţii de eliberare din depozite, inventariere.Aceste operaţiuni sunt consemnate în diferite documente şi evidenţe operative specifice.

Aprovizionarea se face de regulă din afară, adică de la alte întreprinderi, iar unele materiale şi produse se obţin din producţie proprie, în unele secţii ale întreprinderii. Pentru îndeplinirea obiectivelor prevăzute în programul de aprovizionare, unităţile patrimoniale emit către furnizori comenzi, aceste contracte economice sunt înlocuite de către furnizori prin confirmarea de comandă.

În cadrul executării comenzii şi a contractului de aprovizionare, întreprinderea cumpărătoare primeşte de la furnizor avizul de însoţire şi/sau factura.

Avizul de însoţire a mărfii se emite pe măsura livrării de către compartimentul vânzări şi serveşte ca document pentru eliberarea şi scăderea depozitului, a produselor, mărfurilor sau altor valori destinate vânzării, trimise spre prelucrare la terţi, în custodie sau spre păstrare; document de însoţire a bunurilor pe timpul transportului; document pentru întocmirea facturii; document de primire în gestiunea cumpărătorului.

Acest document circulă de la furnizor la cumpărător, în gestiunea furnizorului, exemplarul numărul 1 este preluat de delegatul unităţii care face transportul, sau al clientului pentru a însoţi bunurile pe timpul transportului, iar exemplarul numărul 2 este preluat de compartimentul vânzări pentru înregistrarea cantităţilor în evidenţă privind executarea contractelor şi apoi este transmis la compartimentul financiar – contabil pentru a fi ataşat la factură şi înregistrat.

În gestiunea cumpărătorului, exemplarul numărul 1 stă la baza recepţiei bunurilor aprovizionate de către comisia de recepţie, după care este trimis la compartimentul de aprovizionare pentru înregistrarea cantităţilor intrate. În registrul de evidenţă al aprovizionărilor şi certificarea efectuării plăţii către furnizor precum şi pentru înregistrarea în contabilitate ataşat la factură.

Întreprinderile care pot întocmi factura, în momentul livrării bunurilor, nu vor mai emite avizul de însoţire decât pentru bunurile trimise pentru prelucrare la terţi, în custodie sau spre prelucrare, factura realizând pe lângă funcţiile avizului de însoţire a mărfii şi pe cele de transport pentru viza de control financiar preventiv şi act justificativ pentru decontarea ei (încasare sau plată).

Prin recepţie se confruntă datele din comandă cu avizul de însoţire sau factura primită de la furnizor şi cu materialele efectiv sosite, concordanţă între sortimentele şi cantităţile de materiale înscrise în factură cu cele primite.

Dacă la recepţia valorilor materiale se constată deteriorarea sau lipsa coletelor, nepotriviri calitative faţă de datele indicate în documentele însoţitoare, se întocmeşte „Notă de recepţie şi constatare de diferenţe”.

Primirea avizului de însoţire a facturii, sosirea transportului şi plata facturii se înscriu, în ordine cronologică, în registrul de comenzi şi în fişa de urmărire a executării comenzilor. Dacă materialele se primesc în tranşe sau sosesc înainte de primirea facturii de la furnizor, precum şi în cazul în care materialele respective au fost achitate şi lăsate un timp în custodia furnizorului, la sosirea acestora, pentru consemnarea recepţiei, se întocmeşte „Nota de intrare – recepţie”. Dacă factura soseşte odată cu materialele se poate consemna direct prin factură fără a se mai întocmi nota de intrare – recepţie.

Documentele folosite pentru eliberarea stocurilor de active circulante, materiale pentru consum sunt: bonul de consum şi fişa limită de consum. Valorile materiale trimise spre prelucrare la terţi se eliberează pe baza dispoziţiei de livrare, aviz de însoţire a mărfii pe care se face menţiunea pentru prelucrare la terţi.

Fişa da magazie este un document de evidenţă operativă a magaziei sau a depozitului şi se întocmeşte separat pentru fiecare la fel, calitate sau sortiment de stocuri materiale. Documentele referitoare la valorile materiale intrate în unitatea patrimonială (facturi, avize de însoţire, nota de intrare – recepţie) după verificare, avizare şi înregistrare în evidenţa tehnico – operativă a aprovizionării, aceste documente se transmit la compartimentul de contabilitate în termenele stabilite de conducătorul compartimentului financiar – contabil.

Documentele primare de ieşire a stocurilor din depozite se predau direct la compartimentul contabilitate.

Registrele contabile care se folosesc la organizarea contabilităţii stocurilor sunt alese în funcţie de forma de contabilitate adoptată:

A În cazul formei „maestru şah” pentru conturile sintetice se utilizează fişe de cont sintetice şah pentru debit şi respectiv pentru credit;

B În cazul formei de înregistrare pe „jurnale” se folosesc jurnale auxiliare ca:

– Registru privind aprovizionările;

– Registru jurnal privind vânzările;

– Registru jurnal privind consumurile şi alte ieşiri de materiale.

Periodic (lunar) totalul jurnalelor auxiliare se centralizează prin înscrierea lor în „Registrul jurnal general”.

1.2 . Principii contabile generale

Obiectivul fundamental al contabilităţii şi implicit al situaţiilor anuale,privind prezentarea unei imagini fidele a activelor ,datoriilor ,poziţiei financiare ,profitului sau pierderii entităţii,se realizează pe baza unor reguli ,metode avându-se in vedere o diversitate de principii şi reguli de evaluare ,determinate de realitatea economică ,în vederea satisfacerii unor condiţii de calitate impuse de beneficiarii informaţiilor contabile.

În acest sens ,se are în vedere faptul ca in activitatea practică , se pot întâlni operaţii contabile pentru care nu există stabilite reguli sau proceduri de rezolvare ,iar soluţionarea lor se poate înfăptui numai prin apelarea unuia sau a mai multor principii,ceea ce justifică necesitatea existentei ,cunoaşterii si înţelegerii corecte a conţinutului lor.

Aceste principii au o importanta deosebită pentru realizarea obiectivelor esenţiale ale contabilităţii şi în mod special pentru evaluările pe care le ocazionează situaţiile financiare anuale.

a) Principiul continuităţii activităţii consta în ca se presupune ca entitatea isi continuă în mod normal funcţionarea ,fără a intra în stare de lichidare sau reducere semnificativa a activităţii .

Acest principiu acţionează de obicei ,la închiderea exerciţiului ,atunci când se întocmesc documentele de sinteza şi ,în speţa ,cu prilejul inventarierii şi implicit , al evaluării bunurilor.